Im INQA-Coaching gibt es drei Phasen während des Coaching-Ablaufes – in diesem Beitrag soll näher auf die Innovationsphase eingegangen werden, die nach der Initialphase und vor der Lernphase den Hauptteil des Coachings ausmacht.
Häufig wird statt von der Innovationsphase auch direkt von den Arbeitsphasen gesprochen, die man hauptsächlich mit diesem Schritt im Coaching-Ablauf verbindet. Die Abgrenzung der Begrifflichkeiten ist leicht: die Innovationsphase umfasst alle drei Arbeitsphasen – sie bildet somit den zeitlichen Gesamtrahmen von ca. drei bis vier Monaten, in denen die jeweils ca. vier Wochen dauernden Arbeitsphasen liegen.
Innovationsphase
Diese Phase dauert bis zu vier Monate und besteht aus drei Arbeitsphasen von je ca. vier Wochen. Eine Arbeitsphase beginnt immer mit einer Planungssitzung und endet immer mit einer Auswertungssitzung. Die eigentliche Bearbeitung des gewählten Themas verbringt das Team in der Zeit dazwischen – vordringlich selbstorganisiert, denn für diesen (großen) zeitlichen Ablauf gibt es keine direkten Vorgaben aus dem INQA-Coaching.
Planungssitzung
Jede Arbeitsphase beginnt mit einer Planungssitzung, die vier Stunden maximal dauern kann.
Die Sitzung wird durch den/die INQA-Coach/in vorbereitet und moderiert. Das Ergebnis dieser Sitzung ist das Arbeitsprogramm für die Arbeitsphase, somit Zielsetzung und Aufgaben für die kommenden vier Wochen für das unternehmensinterne Team.
Wichtig ist es vor allem, die Aufgaben in konkrete, kleine Aufgabenteile zu zerlegen und aufzubereiten, damit das Team im Rahmen seiner regulären Arbeitszeit zwischendrin dafür Zeit findet, diese Aufgabenteile umzusetzen. Die Zerlegung der Aufgaben sollte sich an Aufgabenteilen orientieren, die sich vorzugsweise innerhalb einer Stunde durch eine Person umsetzen lassen. Vorgesehen sind ca. zwei Stunden pro Woche in der Arbeitsphase, die jedes Teammitglied mindestens innerhalb der regulären Arbeitszeit aufwenden sollte.
Die Aufgaben ergeben sich überwiegend aus der jeweiligen Vorphase – somit vor der ersten Planungssitzung aus dem Kick-Off, in den weiteren Planungssitzungen aus der Auswertungssitzung der jeweiligen vorherigen Arbeitsphase.
Auswertungssitzung
Die Auswertungssitzung beendet die Arbeitsphase und besteht aus zwei Teilen mit einer maximalen Dauer von jeweils 90 Minuten.
Im ersten Teil präsentiert das Team die Ergebnisse der Arbeitsphase und diskutiert darüber, z.B. welche Probleme es in der Umsetzung gab, welche Erfahrungen man in der Zusammenarbeit oder Verteilung der Aufgaben im Team gemacht oder welche Aufgabenstellungen nur unvollständig umgesetzt werden konnten. Wichtig ist, dass dieser Teil frei von Bewertungen (insbesondere durch Dritte) ist und der Fokus auf dem Team und dessen Leistung liegt. Geleitet wird dieser Teil von der grundsätzlichen Annahme, dass jeder und jede im Team das Beste zur Erreichung der Zielsetzung gegeben, was unter den vorhandenen Umständen möglich war.
Im zweiten Teil wird das erzielte Ergebnis anhand der gewählten Zielsetzung bewertet und die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen eingeordnet. Der Fokus liegt hier auf der Geschäftsleitung und der Vertretung der Mitarbeitenden (in größeren Unternehmen: Betriebsrat), die das Ergebnis des Teams als Gesamtheit bewerten und damit wichtige Impulse für die nächste Arbeitsphase geben.
Vorbereitung und Moderation der beiden Sitzungsteile der Auswertungssitzung kann bei dem/der INQA-Coach/in liegen, insbesondere der Teil der Ergebnispräsentation wird jedoch überwiegend vom Team selbst übernommen. Aufgabe des/der INQA-Coach/in ist die Trennung der beiden Sitzungsteile sicherzustellen, um eine vertrauensvolle Umgebung für das Team herzustellen.
Dokumentation
Die bisher erreichten Ergebnisse werden nach jeder Arbeitsphase (somit dreimal innerhalb der Innovationsphase) durch den/die INQA-Coach dokumentiert und an die IBS weitergeleitet.
Entstehende Kosten
Der Umfang von 12 Beratungstagen ist bei INQA-Coaching vorgegeben. Auf die Initialphase entfallen dabei max. 7,5 Beratungstage, die sich entsprechend der folgenden Tabelle aufschlüsseln.
| Zeitraum | Coach + Unternehmen | Coach allein |
|---|---|---|
| 1. Planungssitzung | 0,5 Tage | 0,5 Tage |
| 1. Auswertungssitzung | 0,5 Tage | 0,5 Tage |
| Dokumentation | 0,5 Tage | |
| 2. Planungssitzung | 0,5 Tage | 0,5 Tage |
| 2. Auswertungssitzung | 0,5 Tage | 0,5 Tage |
| Dokumentation | 0,5 Tage | |
| 3. Planungssitzung | 0,5 Tage | 0,5 Tage |
| 3. Auswertungssitzung | 0,5 Tage | 0,5 Tage |
| Dokumentation | 0,5 Tage | |
| Summe (insgesamt: 7,5 Tage) | 3,0 Tag | 4,5 Tage |
Die Zeiten für „Coach + Unternehmen“ sind die Sitzungstermine inkl. notwendiger Abstimmungen im / mit dem Unternehmen. Die Zeiten für „Coach allein“ sind zur Vor- und Nachbearbeitung der Sitzungen und zur Erstellung der Dokumentation – in diesen Zeiten kann es (vorwiegend remote) zum Austausch mit Mitglieder des Teams bzw. mit Geschäftsführung und Mitarbeitervertretung (z.B. Betriebsrat) kommen, um die Inhalte des Projektes sinnvoll aufbereiten zu können.
Zeitvorgaben
Durch das INQA-Coaching sind in der Innovationsphase in Summe drei Tage vorgesehen, an denen die Geschäftsführung des Unternehmens und auch die Mitarbeitervertretung mit in das Coaching eingebunden sind. Auch wenn die Sitzungen als hybride oder virtuelle Veranstaltungen stattfinden können, sollte das Unternehmen weitere Ressourcen einsetzen, z.B. zur Arbeitsorganisation für das Team.
Während die Sicht oben eher auf die Ressourcen des/der Coach/in verdichtet, sollte dem Unternehmen deutlich sein, dass von allen Beteiligen mehr Zeiteinsatz erforderlich ist als oben direkt erkennbar wird.
Das Team selbst muss genügend verfügbare Arbeitszeit haben, um in jeder Arbeitsphase mindestens zwei Stunden pro Woche für das Projekt aufwenden zu können – plus die Zeiten für die Sitzungen.
Bei einer Dauer einer Arbeitsphase von ca. vier Wochen und der Teilnahme an Planungssitzung und Auswertungssitzung bedeutet das pro Teammitglied somit mindestens eine Freistellung für das Projekt von zwei kompletten Arbeitstagen pro Monat. Ausgehend von fünf Teammitgliedern erfordert jede Arbeitphase daher mindestens 10 Personentage (bzw. 30 Personentage für die gesamte Innovationsphase plus Zeiten für Geschäftsführung und Mitarbeitervertretung).
Besonderheit kleine und mittlere Unternehmen
INQA-Coaching unterscheidet die Zusammensetzung und den Aufbau des unternehmensinternen Teams sowie die Teilnehmenden an der Auswertungssitzung je nach Größe der Unternehmens – hierbei wird zwischen Unternehmen mit rechnerisch weniger als bzw. mindestens 5 Vollzeitbeschäftigten (VZÄ) unterschieden. Wichtig ist dabei, dass es sich um Rechengrößen handelt, nicht um reale Mitarbeiterzahlen, z.B. ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden, von denen sieben in Teilzeit, zwei als Aushilfen und eine Person in Vollzeit arbeiten, kann rechnerisch auf einen Gesamtwert kleiner 5 Vollzeitbeschäftigte kommen. Die Bestandsaufnahme dieser Rechengröße übernimmt die INQA-Beratungsstelle (IBS) im Vorfeld des Coachings.
Auswirkungen der Unternehmensgröße auf Team und Sitzungen
In Unternehmen mit mindestens fünf VZÄ sollte sich das Team nur aus Mitarbeitenden bzw. Führungskräften zusammensetzen, die während der Projektarbeit gleichrangig behandelt werden. An der Auswertungssitzung und der Planungssitzung müssen mindestens eine Vertretung der Geschäftsführung und eine Vertretung der Mitarbeitenden (z.B. Betriebsrat) jedes Mal teilnehmen.
Zusätzlich benennt das Team eine/n Verantwortliche/n, der das Team in seiner Gesamtheit vertritt und zusätzliche Aufgaben übernimmt, vor allem Vernetzung im Unternehmen und die Organisationsunterstützung der Teamarbeit. Diese Person sollte mindestens zwei Stunden pro Woche zusätzlich für das Projekt innerhalb der regulären Arbeitszeiten aufwenden können – damit steigt der Aufwand für das Unternehmen in der Betrachtung oben natürlich insgesamt auf mindestens 12 Personentage pro Arbeitsphase (bzw. 36 Personentage für die Innovationsphase).
In Unternehmen mit ein bis vier VZÄ (z.B. mit sechs Mitarbeitenden, die halbtags arbeiten, und eine/r Mitarbeiter/in in Vollzeit) sind zumeist weder Betriebsräte vorhanden noch genügend Mitarbeitende, die sich umfassend um das Projekt kümmern können. Auch hier gilt, dass das Team während der Projektarbeit auf Augenhöhe kommunizieren können soll, um Problemstellungen des gewählten Themas sowohl aus Mitarbeiter- als auch aus Führungskräfte-Sicht offen diskutieren und bearbeiten zu können. Die knappen Personalressourcen erfordern jedoch, dass in das Team die Geschäftsführung immer eingebunden wird und die Mitarbeitervertretung schlicht durch Mitarbeitende gewährleistet wird.
Aus der fortlaufenden Einbindung der Geschäftsführung in kleinen Unternehmen ergeben sich zwei Besonderheiten:
- in der Auswertungssitzung muss der Geschäftsführung bewusst sein, dass sie in zwei unterschiedlichen Rollen agiert – teilweise als Teammitglied (erster Teil der Sitzung), teilweise als Geschäftsführung (zweiter Teil der Sitzung). Der/die Coach unterstützen diesen Rollenwechsel beispielsweise durch Bereitstellung eines zusätzlichen Stuhls (Präsenzmeeting) oder Änderung Bildhintergrund und Ansprache (Remote Meeting) für die Geschäftsführung.
- die Vorgaben für INQA-Coaching sehen vor, dass in einer Arbeitsphase in der Innovationsphase die Geschäftsführung kein Teil des Teams sein darf und nicht mitarbeitet, somit das Team für diese Arbeitsphase verkleinert wird. Ob sich dazu die erste, zweite oder dritte Arbeitsphase anbietet, hängt sicherlich vom Thema für das Projekt ab. Grundgedanke dabei ist, dass in dieser Arbeitsphase die Mitarbeitenden eigenständig an Lösungen arbeiten sollen und nicht durch die Geschäftsführung beeinflusst werden.
Besonderheiten agiles Veränderungsmanagement
INQA-Coaching setzt ein Arbeitsmodell zur Organisation der anstehenden Veränderung im Unternehmen und führt dies durch den vorgegebenen Ablaufrahmen schrittweise ein. Kenntnisse in agilen Vorgehensweisen (z.B. Kanban) sind dazu nicht erforderlich, jedoch ermöglichen sie einen leichteren Einstieg in die neue Arbeitsorganisation.
INQA-Coaching macht beispielsweise keine Vorgaben wie das Team seine Aufgaben in der Innovationsphase selbst organisieren sollen, wie die Zerlegung von Problemstellungen in Aufgaben und Teilaufgaben durchzuführen ist und wie der Umfang einer Teilaufgabe geschätzt werden kann. Impulse dazu können, sollen und wollen die INQA-Coaches natürlich liefern, doch wie man aus obiger Darstellung ersehen kann, ist das verfügbare Zeitbudget dafür durch Sitzungen und Dokumentation stark belastet.
Während in der agilen Transformation üblicherweise viel Wert darauf gelegt wird, dass das selbstorganisierte Team seinen eigenen Lösungsweg entwickelt, bleibt bei INQA-Coaching den beteiligten Coaches nur die Möglichkeit bestimmte Schritte und Methode vorzugeben. Das Team sollte sich daher während des Coachingablaufs zunächst darauf einlassen, in der Lernphase und danach jedoch sich die Zeit nehmen, darüber zu reflektieren.
Weitere Informationen zu INQA-Coaching
Weitere Informationen zum INQA-Coaching hier auf der Website als Überblick und in den FAQ, bei INQA oder hier im Blog.
Dieser Beitrag ist Teil der Reihe INQA-Coaching im Detail im Blog.