Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B-Geschäft verpflichtend und löst damit die Papierrechnung als führendes Format ab. Obwohl die Umstellung noch einige Zeit entfernt scheint, ist es gerade für Kleinstunternehmen, Soloselbstständige und gewerbliche Vermieter wichtig, sich bereits jetzt mit dem Thema auseinanderzusetzen. Dieser Blogbeitrag erklärt, was die E-Rechnung ist, wen sie betrifft und warum ein Dokumenten-Management-System (DMS) in Zukunft unverzichtbar sein wird.
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Gängige Formate sind beispielsweise die XRechnung (JSON-Datei mit XML-Anweisungen) oder ZUGFeRD (lesbare PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei). Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten digital ausgewertet werden können.
Wen betrifft die E-Rechnung?
Die Einführung der E-Rechnung betrifft jede unternehmerische Tätigkeit im B2B-Bereich, unabhängig von der Größe oder der Art der Umsätze. Egal ob Haupt- oder Nebenerwerb, Kleinstunternehmen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (§19 UStG), land- und forstwirtschaftliche Betriebe (§24 UStG) oder gewerbliche Vermieter (§9 UStG) – alle müssen sich auf die Änderung einstellen.
Gibt es Ãœbergangsregeln?
Ja, es gibt Übergangsregeln bis 2027, diese beziehen sich jedoch nur auf die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfristen. Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Was bedeutet es, E-Rechnungen versenden zu können?
Für Unternehmen, die bereits eine Rechnungssoftware nutzen, sollte die Umstellung auf den Versand von E-Rechnungen relativ einfach sein. Die meisten Lösungen bieten entsprechende Updates an. Wer noch keine Software verwendet, sollte sich zeitnah um eine geeignete Lösung kümmern.
Was bedeutet es, E-Rechnungen empfangen zu können?
Die Herausforderung liegt vor allem im Empfang von E-Rechnungen. Laut Wachstumschancengesetz können Unternehmen ab 2025 ohne vorherige Zustimmung E-Rechnungen versenden. Man sollte also jederzeit darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu lesen und korrekt abzulegen.
Welche Gefahren bestehen beim Empfang von E-Rechnungen?
E-Rechnungen im Format XRechnung sind ohne spezielle Software nicht lesbar. Selbst wenn die Rechnung als PDF lesbar ist (z.B. im ZUGFeRD-Format), hat ab 2025 die elektronische Darstellung (eingebettete XML-Datei) Vorrang. Ohne korrekte Verarbeitung besteht die Gefahr falscher Buchungen und Überweisungen. Zudem müssen die E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden.
Was hat es mit der GoBD-Konformität auf sich?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten für alle Steuerpflichtigen – unabhängig von Größe oder Buchführungspflicht. Mit der E-Rechnung als führendem Format werden die Anforderungen der GoBD an eine digitale Buchhaltung und Archivierung für alle Unternehmen noch sträker verpflichtend.
Ist mein Unternehmen mit einem Steuerberater automatisch GoBD-konform?
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungslösungen, die mit Steuerberatern genutzt werden, erfüllen zwar die GoBD-Anforderungen hinsichtlich der Finanzbuchhaltung, bieten aber nicht automatisch eine GoBD-konforme Archivierung für alle steuerrelevanten Dokumente.
Genügt es, wenn meine Software E-Rechnungen importieren kann?
Nein, denn oft werden zusammen mit der E-Rechnung noch weitere steuerrelevante Dokumente wie Stundenaufstellungen oder Materiallisten übermittelt. Diese müssen ebenfalls GoBD-konform archiviert werden, was mit reinen Buchhaltungslösungen oft nicht möglich ist.
Brauchen auch Kleinstunternehmen ein DMS?
Ja, ein DMS wird mit der Einführung der E-Rechnung auch für Kleinstunternehmen, Freiberufler und Selbstständige unverzichtbar. Nur so lässt sich eine GoBD-konforme, revisionssichere Ablage aller steuerrelevanten Dokumente sicherstellen.
Fazit
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick noch weit entfernt scheinen, doch gerade für kleine Unternehmen und Selbstständige ist es wichtig, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen. Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Systeme und Prozesse den kommenden Anforderungen gerecht werden und informieren Sie sich über geeignete Lösungen wie Dokumenten-Management-Systeme.
Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Eine frühzeitige Vorbereitung erspart Ihnen nicht nur Stress und mögliche rechtliche Konsequenzen, sondern bietet auch die Chance, durch Digitalisierung und Automatisierung Ihre Abläufe zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen.
Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, scheuen Sie sich nicht, mich zu kontaktieren. Die verlinkten Ressourcen bieten zudem weitere hilfreiche Informationen.
Starten Sie jetzt mit den Vorbereitungen für die E-Rechnungs-Pflicht und sichern Sie sich so einen reibungslosen Übergang in die digitale Zukunft des Rechnungswesens.
Weiterführende Informationen:
https://steuerimgriff.de/ratgeber/gobd/
https://steuerimgriff.de/ratgeber/gobd/verfahrensdokumentation/
https://www.d-velop.de/themen/gobd
https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/gobd/
https://teamdrive.com/wissen/gobd/
Hintergrundinformationen:
https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/elektronische-rechnung-wird-pflicht/elektronische-rechnung-wird-pflicht_190_628200.html